Los mejores sistemas para el registro y control de la jornada laboral

Desde el pasado lunes, todas las empresas están obligadas por Ley a registrar la jornada laboral de los trabajadores. Con voces a favor y en contra, lo cierto es que la iniciativa ya está en marcha y hay que cumplirla.

Hemos realizado un análisis de los mejores registros de horario laboral, para que todas las empresas puedan estar al día con la normativa y evitar las multas por incumplimiento y el favorito es el sistema de registro horario Anself. También vamos a contarles un poco de que va todo esto y darles algunas pautas que hemos tenido en cuenta al momento de elegir los mejores sistemas biométricos.

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Una iniciativa en marcha

Luego de que el Gobierno les diera a las empresas dos meses para que se adapten a la nueva norma, llegó el día en el que el Real Decreto Ley ya es efectivo.

De esta manera se busca que las empresas garanticen el registro diario de la jornada laboral, incluyendo el horario exacto de inicio y fin de la jornada de cada trabajador y sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en el Estatuto de los Trabajadores.

Este registro debe llevarse a cabo de manera documentada y organizada, pero sobre todo, tiene que ser consensuado mediante negociación colectiva o al menos previa consulta con el representante legal de los trabajadores.

Por su parte, el Ministerio manifestó que además del acuerdo en cómo llevar a cabo el registro, se debe garantizar que el mismo sea fiable y acredite que no puede ser manipulable, con el fin lógico de evitar cualquier modificación que conlleve un fraude o incongruencias en el control de la asistencia.

Tanto de los acuerdos de las jornadas como de la fiabilidad del control, la Inspección de Trabajo será la encargada de controlar que no haya cabos sueltos. Los registros deben guardarse durante al menos cuatro años.

Si las empresas que no cumplen serán sancionadas, y esto se traduce en una multa que va desde los 626 euros y puede llegar a alcanzar los 6.250 euros; casi lo equivalente a varios sueldos.

Pero evitar el pánico generalizado, el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, ha publicado una guía para que la aplicación de la norma no sea engorrosa.

Esta guía recoge cuestiones como ¿qué se considera trabajo efectivo?, ¿cómo se computan los descansos?; y todos los datos deben estar amparados por la famosa Ley Orgánica de Protección de Datos.

La Ley no garantiza la cien por cien la retribución monetaria de las horas extras, pero brinda la opción de que si no son pagas, al menos se concedan descansos compensatorios.

Muchos trabajadores están exentos de esta Ley, ejemplo de ello son los directivos, autónomos no empleadores, algunos transportistas, trabajadores con contrato temporal a tiempo parcial, etc.

Eso sí, trabajadores con jornadas flexibles o que realicen teletrabajo entran en la norma sin excepción alguna.

Mientras algunos critican la norma porque sostienen que “hecha la Ley hecha la trampa”, otros sostienen que acabará con la precarización laboral.

Sea cuál sea el resultado, la norma está aquí para ser cumplida y el resto de las conclusiones sólo podremos observarlas en el largo plazo.

A tener en cuenta

Lo que antiguamente se hacía con un reloj y una ficha de papel, ha ido evolucionando y tomando diferentes formas.

Desde los tornos que dan vuelta en dónde cada empleado se identifica con una tarjeta hasta los lectores biométricos: un hardware que permite mediante la huella dactilar o incluso el rostro, tomar el registro de la entrada y la salida.

Estos lectores van acompañados de un software que permite llevar a cabo un control y corregir algunos errores, siempre y cuando no impliquen un fraude en el registro.

Brindan mayor agilidad en los momentos de mayor tumulto y son muy sencillos de utilizar. Además el sistema permite elaborar informes que incluso luego pueden ser utilizados para entregar ante una inspección.

Cabe destacar, que muchos de los sistemas de los lectores permiten integrarse con los programas de nóminas y facilitar la tarea de las liquidaciones de jornales.

Brevemente, les vamos a puntear una serie de cuestiones prácticas que esperamos que entre tanto tumulto y bullicio les den un respiro.

• Busquemos un aparato que sea fácil instalar, pero sobre todo que sea compatible con el software de gestión que utilizamos en la empresa.
• Evitar que el software se aloje en el servidor del proveedor del aparato y ahorrarnos costes extras de mantenimiento.
• Conocer de antemano los aspectos técnicos del “aparatito” ahorrará dolores de cabeza a nosotros y a quién lo vaya a instalar.
• Que el software de control sea fácil de utilizar, ya bastante tenemos con entender y enterarnos cómo poner en práctica la Ley.
• Si tu empresa crece, crecen los empleados. Comprueba antes de adquirir tanto el software como el hardware, que esto se pueda llevar a cabo.
• El software debe garantizarte el registro diario con horario de entrada y salida, que es fiable e invariable con los datos y que éstos pude ser inspeccionados, que brinde todos los detalles y posibilidades (seguimiento de jornadas, configurar horarios, computar vacaciones y ausencias, horas extras, avisos automáticos, etc.), y sobre todo que tenga un buen backup y garantice las copias de seguridad.
• Si te excede es preferible pagar una licencia de programa, al menos al comienzo, porque además de ayudarte con la instalación del aparato, te brindará asistencia con el programa de soporte.

El favorito por su versatilidad: Anself

Si bien sabemos que lo ideal son las lecturas biométricas para evitar cualquier tipo de fraude, siempre es bueno tener un plan B.

El lector biométrico Anself funciona mediante huella dactilar, con un sistema de claves o con reconocimiento facial.

Así en caso de que la huella falle, se puede recurrir a la cara o en última instancia a los números.

Tiene una capacidad de 2000 huellas y su memoria soporta hasta 100.000 registros.

El reconocimiento es rápido y preciso. Incluye un software para el ordenador bastante completo o permite descargar los datos en formato Excel, para que luego los configuremos de acuerdo al informe que necesitemos.

La conexión directa del lector al ordenador no es la más recomendable puesto que no a todos los usuarios les resulto estable y con cualquier desconexión nos arriesgamos a perder datos. Quizás lo mejor es valernos de la tarjeta de memoria SD que trae incluida o descargar los datos mediante el puerto USB.

Permite la configuración de turnos y horas extras introduciendo márgenes de desviaciones entre el horario de entrada y salida. Cuando se obtengan los registros de entrada y salida del trabajador, se calculará el tiempo de presencia y se comparará con el tiempo esperado de la jornada.

La diferencia entre las horas presenciadas y las esperadas, dará cuenta de las horas extras, o de las que falten trabajar.

Vale la pena aclarar que el manual y el programa están en inglés y si bien no es español, al menos no lo tiene en chino como sucede con algunos de estos aparatos.

Al principio puede parecer engorroso de utilizar, pero lo cierto que una vez familiarizados con el aparato, cumple perfectamente las expectativas.

Si necesidad de software: Decdeal

Con una capacidad algo menor que el favorito de 600 huellas, compensa aumentando la capacidad de memoria en 150.000 registros.

Permite el reconocimiento tanto dactilar como de claves numéricas y todos los datos es pueden descargar mediante un USB en formato Excel, sin necesidad de ningún software.

Claro que la facilidad se opone a la versatilidad, puesto que solo podremos tener acceso a los datos desde el lector o en el formato de descarga, sin posibilidad de monitorearlo desde el ordenador.

También es cierto que al no contar con un programa, no se pueden configurar los turnos y los datos exportados quizás requieran algún tipo de trabajo extra para visualizar la información a nuestro gusto.

Algunos usuarios, cuyos trabajadores están localizados en varios sitios, se han trasladado con el identificador y les ha funcionado sin problema, manteniéndoles el horario y los registros.

Puede que la primera vez que registremos una huella cueste un poco, pero es algo esperado y que se soluciona fácilmente.

El manual de usuario está en español, algo que se agradece pero que tampoco vayamos a utilizar demasiado, puesto que su uso es muy intuitivo.

El más caro: Safescan TA 8020

Safescan es una marca dedicada a fabricar máquinas para contar billetes y monedas, pero que también incursiona en el ámbito de la seguridad gracias a sus máquinas detectoras de billetes falsos.

Su experiencia y fiabilidad es el motivo por el cual el sistema biométrico de control TA 8020 sea uno de los más caros de la comparativa.

Permite registrar hasta 3000 usuarios y su capacidad de almacenamiento es de 100.000 fichajes.

Es de los lectores que funcionan con un software para su gestión y que permite administrar los horarios trabajados, las faltas y las horas extras.

Cabe aclarar que TA 8020 viene con un software básico que se puede descargar desde la web, pero que en caso de que nuestra empresa requiera de un software más complejo, tenemos la opción de adquirirlo.

Lo bueno es que antes de decidir si comprarlo o no, tenemos un mes de prueba gratis.

En caso de que el sistema de detección por huella falle, se puede introducir un código de reconocimiento.

Si bien no permite exportar los datos directamente a un excel, es un aparato fiable con el respaldo tecnológico de una buena marca, y cuya calidad se hace valer.

Una solución en la nube: TimeMoto TM-626

Una marca especializada en terminales de registro de presencia, que si bien no es de las más económicas de la comparativa, no es tan costosa como Safescan TA 8020.

Cuenta con varias opciones de identificación: control dactilar, numérico o tarjetas RFID.

Permite un control de 200 usuarios y 10.000 registros, un desempeño un bajo en comparación con otros dispositivos.

Incluye solamente 5 tarjetas RFID, pero compensa gracias a que el control de asistencia también se pude hacer desde una aplicación sin necesidad de huellas ni códigos.

Con lo cual si nuestra empresa tiene trabajadores externos, es uno de los pocos dispositivos que nos solucionan este tema tan estricto en la normativa.

A diferencia de los otros dispositivos brinda mucha mayor libertad de gestión. Es de los pocos sistemas que permite gestionar los datos desde la nube y sin necesidad de instalar ningún software.

Lo bueno además es que los informes, controles y cualquier otra acción con los datos que recoge, la podemos trabajar desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

No tiene un manual de instrucciones, puesto que su funcionamiento es muy intuitivo.

Si bien no hace al funcionamiento del aparato, vale la pena destacar su estética sobria y su diseño compacto; sobre todo porque colocar este tipo de aparatos muchas veces altera la decoración en la que hemos invertido.

Para empresas con mucho movimiento: Sonew

Si bien no se especializa en sistemas para el control del presentismo, tienen varias opciones al respecto que puede ser interesantes como este dispositivo con detección dactilar doble.

Es una alternativa para empresas que concentren muchos empleados en un cierto horario o que incluso entren y salgan con asiduidad.

El resto de características e incluso su funcionamiento es muy similar al de otros aparatos de estas características.

Permite una capacidad de 2000 usuarios y una memoria 160.000 registros.

Funciona con un software que se instala mediante un CD, un recurso quizás un poco anticuado y cuyas actualizaciones no estarían muy claras. Al menos los datos se pueden exportar mediante USB, recurso un poco más moderno.

La marca también tiene otras opciones que les comentábamos al principio, como un sistema biométrico de una huella que permite 800 usuarios y 100.000 registros, o un modelo similar en una versión más compacta con capacidad de 3000 usuarios y 160.000 registros.

Control de acceso y control de asistencia: Uoweky

En muchas empresas el control de acceso a ciertas oficinas y el registro de asistencia van de la mano. Instalar dos aparatos independientes puede no ser la mejor opción.

Uoweky soluciona esta cuestión integrando en un mismo aparto un sensor de huella dactilar junto a un sistema que desbloquea la puerta de acceso sí reconoce el usuario registrado.

No cuenta con la opción de registro numérico, pero en caso de que la huella no funcione, admite otros soportes como las tarjetas RFID.

Trae consigo unos prácticos identificadores que funcionan como las tarjetas, son muy pequeños y prácticos e incluso se pueden portar como un llavero.

Son solo 10 identificadores, pueden no ser suficiente o bien un recurso para limitar las posibilidades de acceso en caso de que el detector de huellas se bloquee por un uso indebido.

En cuanto a los registros dactilares, permite hasta 1000 usuarios. Su uso no implica ningún tipo de software, todos los datos se pueden exportar a una planilla excel desde su tarjeta SD.

Última actualización el 2024-04-25 at 20:20 / Enlaces de afiliados / Imágenes de la API para Afiliados